Pendampingan Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP)
Mutukita
5/9/20252 min baca
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman tertulis yang menjabarkan langkah kerja atau mekanisme pelaksanaan suatu kegiatan atau proses yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dengan cara yang paling efisien.
Karakteristik SOP
Jelas : SOP memberikan kejelasan fungsi dan tanggungjawab setiap bagian dalam melaksanakan sebuah proses/aktivitas di organisasi
Selaras : SOP dibuat dengan mempertimbangkan visi misi dan kebutuhan perusahaan sehingga setiap aktivitas kerja yang dilakukan akan selaras dengan tujuan bisnis
Konsisten : Memberikan konsistensi dalam pelaksanaan tugas dari waktu ke waktu untuk organisasi mana pun. Ini membatasi kesalahan dan inkonsistensi.
Efisien : Dengan pedoman yang jelas, SOP membantu dalam menyederhanakan proses, menghemat banyak waktu dan sumber daya.
Dinamis : SOP bersifat fleksibel agar mudah mengikuti kebutuhan dan menyesuaikan perkembangan dari organisasi atau perusahaan. SOP harus bersifat fleksibel dan dapat diubah sesuai kebutuhan.
Mengikat : SOP bersifat mengikat dan membatasi bagaimana karyawan bekerja.
Identifikasi Kebutuhan: Mengidentifikasi area atau proses dalam bisnis Anda yang memerlukan SOP. Sebagai langkah awal, kami perlu menentukan proses mana yang perlu ditetapkan standar operasionalnya untuk meningkatkan efisiensi, konsistensi, dan kualitas.
Pengumpulan Informasi: Setelah menentukan area yang akan ditetapkan SOPnya maka langkah berikutnya adalah mengumpulkan informasi terkait proses tersebut. Pengumpulan informasi dapat dilakukan melalui wawancara dengan bagian terkait, obervasi proses, menganalisa dokumen/catatan dan mengisi kuisioner.
Analisis Proses: Setelah informasi terkumpul, selanjutnya akan dilakukan analisa proses. Hal ini bertujuan untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang diperlukan, risiko yang terkait, dan area di mana peningkatan dapat dilakukan.
Penulisan SOP: Setelah memahami proses secara menyeluruh, saatnya untuk menyusun SOP. SOP harus ditulis dengan sistematis, jelas, lengkap, dan mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat.
Review dan Validasi: Sebelum SOP diimplementasikan, dibutuhkan proses review dan validasi. Libatkan seluruh pihak yang terlibat dalam proses tersebut untuk memastikan SOP tersebut dapat dijalankan dengan baik dan memenuhi kebutuhan operasional mereka.
Sosialisasi: Setelah SOP disetujui, lakukan sosialisasi kepada seluruh staff yang terlibat untuk memastikan bahwa setiap personil memahami SOP dan patuh untuk menjalankan proses kerja sesuai standar yang telah ditetapkan.
Implementasi dan Monitoring: Terakhir, implementasikan SOP dalam operasi sehari-hari bisnis Anda. Pastikan untuk terus memantau dan mengevaluasi keefektifan SOP tersebut. Jika diperlukan, lakukan perubahan atau penyempurnaan sesuai dengan umpan balik dan pengalaman praktis.
Alur Penyusunan SOP
Proses pembuatan SOP (Standard Operating Procedures) biasanya melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan SOP tersebut efektif dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut adalah tahapan umum dalam proses jasa pembuatan SOP:
Proses pembuatan SOP bisa berbeda-beda tergantung pada kebutuhan dan kompleksitas bisnis Anda, namun langkah-langkah di atas dapat menjadi panduan umum untuk memulai.
Mutukita tidak hanya menyusun SOP, tapi juga mendampingi prosesnya, mulai dari konsultasi, review dan validasi, hingga implementasi yang sesuai dengan kondisi aktual proses bisnis Anda. Kami juga dapat mendampingi apabila Anda telah memiliki SOP yang perlu ditinjau dan dimuktahiran agar sejalan dengan perkembangan tujuan dan operasinal bisnis Anda.